Lista obecności i ewidencja czasu pracy.

Lista obecności i ewidencja czasu pracy w jednym dokumencie?

W jednej z publikacji przeczytałam, że obecnie pracodawca może stworzyć jeden dokument, który będzie zastępował zarówno listę obecności, jak i ewidencję czasu pracy i będzie to zgodne z aktualnymi przepisami prawa pracy. Mianowicie wystarczy, że pracodawca zaprowadzi indywidualne listy obecności dla pracowników, w których zobowiąże ich do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia z podpisem. Czy tak rzeczywiście można postąpić?

Od Ciebie zależy, w jaki sposób pracownicy będą potwierdzali obecność w firmie. W związku z tym możesz zadecydować, że pracownicy będą podpisywać się na ewidencji czasu pracy. Niemniej jednak lista obecności nie może zastąpić ewidencji czasu pracy.

Lista obecności to jedna z metod potwierdzania obecności w pracy.

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawców obowiązków w zakresie wprowadzania określonych procedur dotyczących potwierdzania obecności pracownika w pracy, np. list obecności. To od Twojej decyzji zależy, czy w danym zakładzie będą funkcjonować listy obecności oraz jaką przyjmą formę. Jeżeli zatrudniasz co najmniej 20 pracowników powinieneś określić sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy w regulaminie pracy. Gdy zatrudnienie w Twoim zakładzie jest niższe, informacje w tym zakresie powinieneś przekazać pracownikom na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Formalnie nie ma więc przeszkód, abyś wprowadził w zakładzie indywidualne listy obecności, w których pracownicy będą wpisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Ewidencja czasu pracy to nie to samo co lista obecności

Spoczywa na Tobie natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą w zakresie obejmującym:

pracę w poszczególnych dobach, w tym:
pracę w niedziele i święta,
w porze nocnej,
w godzinach nadliczbowych oraz
w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także
dyżury,
urlopy,
zwolnienia od pracy oraz
inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych uwzględniasz w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Tak więc niezależnie od tego, czy w Twoim zakładzie stosuje się listy obecności i niezależnie od formy tych list, liczba godzin pracy w danym dniu musi być odnotowana w karcie ewidencji czasu pracy. Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy nie dotyczy jedynie pracowników:

objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Należy zauważyć, że zakres informacji, które powinny zostać wykazane w ewidencji czasu pracy, obejmuje nie tylko wskazanie liczby godzin, jaką pracownik przepracował w danej dobie, ale dotyczy również innych zdarzeń mających wpływ na ustalenie wysokości wynagrodzenia za pracę, jak np. praca w porze nocnej, korzystanie przez pracownika z urlopu czy pełnienie dyżuru. Listy obecności nie mogą więc zastąpić obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Podstawa prawna:
art. 29 § 3, art. 104, art. 1041 § 1 pkt 9, art. 149 kp,

§ 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).