Zabezpieczenie korespondencji z danymi osobowymi przesyłanymi do Śląskiej Izby Aptekarskiej
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO) korespondencja z danymi osobowymi przesyłanymi w formie elektronicznej powinna być odpowiednio zabezpieczona np. przed nieuprawnionym dostępem.
Zalecamy zatem, aby maile z powiadomieniami w postaci np. plików PDF lub DOC o zatrudnieniu/zaprzestaniu pracy, zgłoszeniu danych teleadresowych farmaceuty/apteki, zmian adresu stałego pobytu/korespondencyjnego, wydania duplikatu i inne wysyłanymi do Śląskiej Izby Aptekarskiej na adres katowice@oia.pl lub do pracowników biura izby na adresy: hapeta.dorota@slaskaoia.pl, konieczny.beata@slaskaoia.pl, szulc.krystian@slaskaoia.pl, szymala.katarzyna@slaskaoia.pl, wroblewski.lech@slaskaoia.pl
szyfrować i zabezpieczać hasłem.
Można w tym celu wykorzystać bezpłatne oprogramowanie np. 7-ZIP (https://www.7-zip.org/).
Hasło do pliku/plików powinno być przesłane odrębnym kanałem np. za pośrednictwem smsa. W przypadku naszej izby, hasło do pliku można wysyłać na numer telefonu komórkowego Śląskiej Izby Aptekarskiej 668220354, gdzie w smsie proszę wpisać oprócz hasła - imię i nazwisko oraz adres mailowy, z którego została wysłana wiadomość.
Dodatkowo hasło powinno być zbudowane, zgodnie z wdrożoną u siebie polityką bezpieczeństwa np. powinno składać się z unikalnego zestawu co najmniej ośmiu znaków, zawierać małe i wielkie litery oraz cyfry lub/i znaki specjalne.
Inną metodą zabezpieczenia korespondencji elektronicznej jest stosowanie podpisu elektronicznego (użycie klucza publicznego i prywatnego). Opis tej metody kryptograficznej dostępny jest na stronie: http://www.bibliotekacyfrowa.pl/Content/38934/003.pdf
Proszę zwrócić uwagę, że osoba wysyłająca dane z apteki np. właściciel, jest także administratorem, a zatem jest odpowiedzialny za ochronę przetwarzanych danych osobowych również poprzez zabezpieczenie poczty w odpowiedni sposób.
W sytuacji wysyłki zawiadomienia za pośrednictwem tradycyjnej poczty nic się nie zmieniło. W przypadku istotnych dokumentów zalecamy korespondencję poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Z poważaniem
Prezes Rady Śląskiej Izby Aptekarskiej
dr farm. Piotr Brukiewicz