W związku z zapytaniami dotyczącymi informacji o obowiązku rejestracji przechowywania akt osobowych, w załączeniu przekazujemy wyjaśnienie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego z 15.11.2018 r. w tej sprawie.

Obowiązek rejestracji dotyczy tylko podmiotów zawodowo (odpłatnie) zajmujących się przechowywaniem akt.

Dla przedsiębiorcy jest tylko taki skutek, że oddając akta na przechowanie do archiwizacji winien sprawdzić, czy podmiot jest w rejestrze Urzędu Marszałkowskiego.

Krystian Szulc
radca prawny Śląskiej Izby Aptekarskiej

***

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Kontroli
ul. Ligonia 46
40-037 Katowice


Katowice, 15 listopada 2018 r.

KA-PA.821.4.2018
KA-PA.KW-00063/18

Pan Krystian Szulc
Radca Prawny
Śląska Izba Aptekarska
szulc.krystian@slaskaoia.pl

Informacja dotycząca obowiązku rejestracji działalności gospodarczej związanej z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm

W odpowiedzi na zapytanie przesłane na skrzynkę poczty elektronicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w sprawie obowiązku rejestracji działalności gospodarczej związanej z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej wyjaśniam, że przedmiotowy obowiązek dotyczy wyłącznie podmiotów gospodarczych prowadzących wyspecjalizowaną działalność polegającą na

przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej innych pracodawców o czasowym okresie przechowywania zdefiniowaną w rozdziale 4a Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn zm.)

Obowiązek ten nie dotyczy zatem podmiotów które posiadają wyłącznie dokumentację osobową i płacową własnych pracowników prowadząc obsługę takiej dokumentacji jako pracodawca lub jako jego jednostka organizacyjna, podmiot nadrzędny, następca prawny przekształconego lub zlikwidowanego podmiotu lub jako podmiot świadczący usługę bieżącej obsługi dokumentacji osobowo - płacowej na zlecenie pracodawcy (np. biura rachunkowe).

W przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt telefoniczny z pracownikami Zespołu ds. przechowawców akt osobowych i płacowych Wydziału Kontroli Urzędu pod numerami:
32/ 77 40 229 - Aleksander Lesik - inspektor
lub
32/77 40 272 - sekretariat Wydziału Kontroli.

Z poważaniem
Dyrektor Działu Kontroli
Edyta Knapik-Walka